L’essentiel pour réussir vos Contrats Agiles

Publié le par Helene
L'essentiel pour mettre en place un contrat agile
05
Sep

Dans le premier volet de notre série sur les contrats agiles, nous avons souligné l’importance de pratiques contractuelles favorisant l’agilité, la collaboration et l’engagement mutuel. Le deuxième article a exploré en détail la mise en œuvre d’un contrat agile à l’aide du Contrat d’investissement avec SAFe, en décrivant chaque étape du processus. Ce troisième et dernier article conclut notre réflexion en offrant des recommandations pour renforcer la collaboration, le partage des responsabilités et des risques, tout en garantissant l’adaptabilité nécessaire pour prospérer dans un environnement en constante évolution.

La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle

Le Manifeste agile met l’accent sur la collaboration avec le client plutôt que sur la négociation contractuelle. Cela ne signifie pas que les contrats sont superflus, mais plutôt que la collaboration doit toujours primer. Ce principe s’applique tant aux fournisseurs externes qu’aux équipes internes. Par exemple, le département informatique est-il perçu comme un fournisseur ou comme un partenaire stratégique dans la création de solutions innovantes ? Les représentants des clients sont-ils intégrés dans les processus d’écriture et de priorisation des fonctionnalités, ou sont-ils mis à l’écart ? L’intégration active des clients dans les processus de développement est une condition clé du succès. Dans SAFe, cette responsabilité incombe au Business Owner dont l’engagement actif est crucial pour le succès du train.

L’évolution des approches contractuelles constitue un levier important pour améliorer l’agilité organisationnelle. Elle permet de diffuser les valeurs, principes et pratiques Lean et Agile à l’ensemble de l’organisation sur l’ensemble de la chaîne de valeur, y compris dans les services d’approvisionnement, des ressources humaines et juridiques.

Favoriser une collaboration fluide pour une meilleure adaptation

Privilégier une collaboration fluide avec les clients plutôt que de se concentrer sur la négociation contractuelle permet de livrer des solutions qui répondent non seulement aux besoins actuels, mais qui sont également capables de s’adapter aux évolutions du marché. Le contrat agile représente une avancée significative dans la gestion des relations entre clients et fournisseurs, ainsi que dans la conduite des grands projets. Il favorise l’engagement de l’ensemble des équipes tout en maintenant une flexibilité essentielle.

Quatre éléments clés du contrat agile

1. Partage des responsabilités et collaboration

Le contrat agile repose sur un partage équilibré des responsabilités entre le client et le fournisseur, chacun jouant un rôle crucial dans la réussite du projet. Cette répartition des tâches nécessite une collaboration étroite, favorisant la confiance mutuelle, essentielle pour naviguer dans les incertitudes propres aux projets agiles.

Cela n’a pas pour but de remplacer entièrement la négociation contractuelle, mais de privilégier la collaboration saine au litige contractuel. Cette dynamique encourage une relation de confiance, essentielle pour naviguer dans l’incertitude et les changements inhérents aux projets agiles.

2. Partage des risques  et transparence

La transparence est au cœur du contrat agile, garantissant que toutes les informations pertinentes soient partagées ouvertement entre le client et le fournisseur. Cette ouverture est indispensable pour le partage des risques, un aspect central du contrat agile. En reconnaissant et en acceptant conjointement les incertitudes du projet, les parties prenantes s’engagent à collaborer pour surmonter les défis et à ajuster le plan de projet au besoin.

3. Adaptabilité et flexibilité

L’un des atouts majeurs du contrat agile est sa capacité à s’adapter aux imprévus. Contrairement aux contrats traditionnels, rigides et souvent dépassés avant même la fin du projet, le contrat agile permet une renégociation des engagements à chaque interval de planification qui dure environ 3 mois avec SAFe. Cette flexibilité assure que le projet reste aligné avec les objectifs d’affaires actuels et réagit efficacement à l’évolution du marché ou aux besoins de l’utilisateur final.

4. Focus sur les résultats plutôt que sur les livrables

L’évaluation de la performance du fournisseur est basée sur des engagements de résultat, sur des Objectifs de PI, plutôt que sur des simples livrables ou sur des engagements de points de récit. Dans le cadre de SAFe, on contribue à orienter les efforts vers la création de valeur véritable pour l’entreprise. Cette approche améliore la satisfaction client, encourage l’innovation, facilite la prise de décisions fondées sur des données probantes, aligne les travaux avec les objectifs stratégiques et optimise l’utilisation des ressources.

Quatre conseils pour faciliter la mise en œuvre des contrats agiles

1. Formation préalable des équipes aux pratiques lean et agile

S’assurer que les équipes, qu’elles soient internes ou du côté du fournisseur, sont formées voire certifiées aux pratiques Lean et Agile. Ces équipes pourront devenir des ambassadeurs de l’agilité au sein de leur organisation respective, facilitant ainsi l’adoption des pratiques contractuelles agiles. Ce socle de connaissances agiles accélère également les phases de lancement et de rodage post-contractuelles, permettant aux équipes de s’approprier rapidement les conditions du contrat et d’en percevoir rapidement les bénéfices.

2. Ouverture du dialogue avec les services achats et juridiques

Les services achats et juridiques sont souvent les plus réticents à adopter les contrats agiles, craignant une perte de contrôle. Il est donc essentiel de prendre le temps nécessaire pour expliquer la méthodologie en détail et d’identifier des processus parfois déjà existants qui sont mieux adaptés à ce type de contrat, mais rarement utilisés par peur de perdre la maîtrise contractuelle. L’atelier de dialogue compétitif qui fait partie des processus des contrats publics en est en exemple. Un dialogue ouvert et constructif avec ces services est crucial pour instaurer de manière sereine et durable les contrats agiles.

3. Lancez un projet-pilote pour tester et valider l’approche du contrat agile

Commencer par un projet à plus petite échelle vous permet de tester la mise en place d’un contrat agile dans un environnement contrôlé, d’identifier les obstacles potentiels et d’apporter des ajustements avant de l’étendre à l’ensemble de l’organisation. Un projet-pilote réussi fournit également des preuves concrètes des avantages des contrats agiles, facilitant leur adoption à plus grande échelle.

4. Dans un premier temps, faites-vous accompagner par des experts

Ces professionnels possèdent une expérience pratique et une connaissance approfondie des défis et des opportunités liés à l’adoption des contrats agiles. Leur soutien vont accélérer la courbe d’apprentissage de vos équipes, éviter des erreurs coûteuses et assurer une transition plus fluide vers ces nouvelles pratiques. Ils peuvent également jouer un rôle clé dans la formation des équipes, l’établissement de processus adaptés et la facilitation des dialogues entre les différents services.

Pour terminer

Bien que nous ayons couvert plusieurs aspects cruciaux des contrats agiles, il est important de noter que cette série d’articles n’a pas vocation à être exhaustif. L’adoption des contrats agiles est un processus complexe qui nécessite une adaptation aux spécificités de chaque organisation. D’autres éléments, comme l’évolution des pratiques au fil du temps, la gestion des imprévus et l’ajustement des attentes et des risques avec les parties prenantes, mériteraient également d’être explorés. Néanmoins, en intégrant ces principes et recommandations, les entreprises peuvent commencer à établir des fondations solides pour une collaboration efficace, flexible et orientée vers la réussite dans un environnement en perpétuelle évolution.

Vous voulez en savoir plus sur l’établissement d’un contrat agile dans votre entreprise? Contactez [email protected]

Références :

 

Rédigé par Hélène Malo Wittemberg et Etienne Laverdière