Le contrat d’investissement avec SAFe

Dans le premier article de cette série sur les contrats agiles, nous avons approfondi les fondements et l’évolution des contrats dans le domaine du développement logiciel, ainsi que la nécessité d’adopter des pratiques contractuelles qui encourage l’agilité sur l’ensemble de la chaîne de valeur. Nous avons mis en lumière la nécessité de transformer la relation client-fournisseur en un partenariat dynamique axé sur la livraison de valeur. Nous avons également exploré l’évolution des approches de contractualisation et les défis de l’adaptation des pratiques contractuelles traditionnelles aux contextes agiles selon les axes de la flexibilité et du partage des risques.

Nous avons conclu l’article précédent en présentant le contrat d’investissement géré avec SAFe, qui vise à équilibrer les risques et engage les parties tout en préservant leur flexibilité. Cet article vise à partager notre expérience de déploiement et nos astuces pour la mise en œuvre de contrats agiles. Nous proposons un modèle que nous avons utilisé avec succès dans notre contexte à plusieurs reprises, autant dans le secteur privé que public. Vous devrez probablement l’adapter au vôtre.

---

La mise en place d’un contrat agile vise à relever plusieurs défis majeurs fréquemment rencontrés dans les ententes avec les fournisseurs :

• Optimiser de la livraison de valeur et maîtriser des coûts
• Réduire des délais de décision
• S’adapter aux changements
• Partager équitablement des risques entre le client et le fournisseur
• Éviter les cadres contractuels rigides et inappropriés

Ces défis, bien connus des gestionnaires de projet, trouvent des solutions innovantes et efficaces dans le contrat d’investissement gérés avec SAFe.

L’implémentation du contrat agile avec SAFe

La mise en place d’un premier contrat agile est d’abord un travail d’équipe qui nécessite la collaboration étroite de plusieurs parties prenantes. L’équipe se constitue autour de la gouvernance contractuelle en place et inclut habituellement les donneurs d’ordre, tels que les architectes d’entreprise, les Business Owners, un expert du domaine concerné par le contrat, un responsable des achats, ainsi qu’un représentant du département juridique et légal.

Cette équipe n’est pas un nouveau comité décisionnel, mais une équipe flexible, collaborative et agile qui peut travailler de concert avec le LACE ou avec VMO. L’objectif de cette équipe est de concevoir le meilleur contrat agile, adapté au contexte spécifique de l’entreprise et de ses fournisseurs.

Les responsabilités de cette équipe comprennent :

• L’identification des besoins et des exigences ainsi que l’établissement du calendrier pour l’appel d’offres
• L’intégration de la gouvernance agile dans la stratégie générale de contractualisation
• L’identification des éléments juridiques nécessaires pour l’exécution du contrat agile
• La communication de l’appel d’offre, l’animation des ateliers, l’écriture du contrat et la sélection du fournisseur

Les grandes étapes du contrat agile

Nous avons identifié 4 étapes dans la mise en place du contrat agile :

1. Le pré-engagement
2. La définition du contrat
3. L’exécution du contrat
4. La fin de contrat

Le pré-engagement

Le pré-engagement englobe toutes les actions précédant la sélection et l’engagement avec le fournisseur. Ce processus commence par un appel d’offres traditionnel dans lequel le client définit la mission, la portée de la solution souhaitée, ainsi que le cadre commercial et juridique.

Après une revue des propositions, les fournisseurs présélectionnés sont invités à un atelier individuel pour :

• Préciser la vision du produit
• Discuter du Produit Minimum Viable (MVP) souhaité
• Explorer la méthodologie agile qui sera utilisée pour l’exécution du travail
• Valider le cadre économique du contrat

Ces discussions visent à renforcer la confiance mutuelle entre les parties et à évaluer la capacité des fournisseurs à répondre à toutes les exigences de l’appel d’offres, ainsi qu’à leur aptitude à adopter la méthodologie agile.

Si le contexte le permet, il peut aussi y avoir une phase de négociation. Les fournisseurs ajustent alors et resoumettent leurs offres en tenant compte des informations acquises lors de l’atelier

Le client procède alors à la sélection finale du fournisseur, basée non seulement sur des critères traditionnels comme le coût, la qualité et la capacité du fournisseur à livrer la solution, mais également sur son aptitude à collaborer efficacement et à s’adapter à la méthodologie agile.

La définition du contrat

Une fois le fournisseur choisi, c’est le moment d’affiner le contrat et de le signer.

Le contrat incorpore les clauses classiques comme la vision et la portée du contrat, mais aussi des spécificités liées à l’approche agile, comme les rôles et responsabilités agiles, la méthodologie de livraison et les modalités de suivi des livrables et de la qualité.

Des clauses optionnelles peuvent inclure des exigences pour le fournisseur, comme sa formation à la méthodologie de livraison choisie, des dispositions pour la maintenance des équipes post-livraison ou des conditions spécifiques à la fin du contrat.

Les rôles et responsabilités

Un élément central du contrat agile est la définition des rôles et responsabilités, tant pour le client que pour le fournisseur. Cette définition s’articule autour de deux configurations possibles de la relation client-fournisseur.

Le fournisseur en tant qu’équipe agiles au sein d’un train

Dans le cas où le fournisseur s’intègre dans le Train de livraison agile du client en tant qu’équipes agiles, le client garde les rôles au niveau du Train tels RTE, Business Owners, Gestion de Produit et Architecte Système. Les événements du Train comme la préparation au PI Planning, le PI Planning, la Synchro des coachs d’équipe / Scrum Master et celle des PO, la Démonstration du système, l’Inspection et Adaptation permettent au train de planifier, d’exécuter et de valider les incréments de valeur du fournisseur.

Le fournisseur en tant que Train au sein d’un Train de solution

Lorsque le fournisseur s’intègre comme un Train autonome dans un Train de solution, il assume tous les rôles du Train, à l’exception de celui du Business Owner. Le client, quant à lui, fournit les rôles essentiels du Train de solution tels que le STE, la Gestion de solution, l’Architecture de solution et les Business Owners.

Les activités permettant de planifier, d’exécuter, et de valider les incréments de valeur peuvent être initiées par les événements mêmes du train fournisseur, de même que par les événements du Train de solution tels que la Pré-planification, le PI Planning du Train de solution, les synchronisations du Train de solution, la Démonstration de la solution, ainsi que l’Inspection et l’adaptation du Train de solution. Sélectionner ces événements en fonction du contexte est crucial pour définir clairement les responsabilités de chacun.

Les obligations

Un élément important du contrat d’investissement avec SAFe est qu’il établit des obligations pour les deux parties et non uniquement pour le seul fournisseur.

Par exemple, le fournisseur doit constituer et maintenir ses équipes, livrer selon la méthodologie convenue et assurer la qualité de ses services. Mais le client doit aussi fournir toutes les informations requises, rendre disponibles les ressources compétentes telles que les Business Owners et les autres rôles clés, et assurer l’accès à l’environnement technique nécessaire à la réalisation des travaux.

Les deux parties s’engagent à communiquer ouvertement sur les problèmes rencontrés, à maintenir la transparence et à rechercher proactivement des solutions. La collaboration, la transparence et le partage des risques sont essentiels pour la réussite d’un contrat agile.

Comme pour les contrats traditionnels, il est également important de préciser qu’il n’existe pas de lien de subordination entre le personnel du client et celui du fournisseur afin d’éviter le délit de marchandage.

Le PI Planning

Le PI Planning est un moment crucial qui démontre toute la flexibilité du contrat agile. Chaque session de PI Planning agit comme une mini-contractualisation, un addendum de trois mois, où client et fournisseur se mettent d’accord sur un ensemble de Objectifs de PI à atteindre. Nous recommandons un maximum de 15% à 25% d’Objectifs de PI non-engagés et entre 75% à 85% d’Objectifs de PI engagés. Le PI planning permet l’alignement et l’adaptabilité dans le but d’exploiter la variabilité intrinsèque du contexte. Il permet aussi de faire des ajustements continus à l’entente globale en fonction de l’évolution des besoins, maximisant ainsi la valeur des livraisons.

L’accent sur les Objectifs de PI recentre l’évaluation sur l’atteinte de résultats tangibles, bien plus significative que la simple réalisation de livrables comme les fonctionnalités ou les récits, ou encore, sur le suivi de mesures de débit comme la vélocité ou les heures travaillées. Les Objectifs de PI permettent une approche de contrat axé sur les résultats, ils forment la base de l’évaluation de la performance et auront un impact sur la facturation.

L’évaluation de la performance

Pour assurer une évaluation précise et transparente de la performance de l’équipe, les Objectifs de PI sont évalués non seulement sur la base de leur énoncé mais également à l’aide de critères d’acceptation spécifiques.

Les critères d’acceptation devraient être :

• Clairs et spécifiques : Formulés de manière à être facilement compris par toutes les parties prenantes, y compris les membres de l’équipe de développement et les parties prenantes non techniques.
• Mesurables : Ils devraient indiquer précisément ce qui est attendu en termes de résultats et comment ces résultats seront mesurés.
• Directement liés à un objectif business ou utilisateur pour s’assurer que l’effort contribue à la stratégie globale de l’entreprise.
• Réalistes et réalisables dans le cadre du PI, en tenant compte des ressources disponibles et des contraintes temporelles.

Exemple de critères d’acceptation pour un Objectif de PI

Contexte : Notre but est de lancer un nouveau service dans une application mobile qui permet aux utilisateurs de suivre leurs dépenses quotidiennes.

Objectif de PI : Implémenter et lancer un service de suivi des dépenses dans l’application mobile qui doit augmenter l’engagement utilisateur de 20% et réduire les requêtes de support client liées à l’usage de l’application de 10%.

Critères d’acceptation de l’Objectif :

1. Le service doit permettre aux utilisateurs d’entrer, visualiser et catégoriser leurs dépenses.
2. Le service doit être intégrée et fonctionnelle sur les versions Android et iOS de l’application.
3. Le service doit passer tous les tests d’acceptation utilisateur, avec au moins 90% de satisfaction dans les évaluations de facilité d’utilisation.
4. Les données sur l’engagement utilisateur doivent montrer une augmentation d’au moins 20% par rapport au mois précédent le lancement.
5. Les requêtes de support client relatives à l’usage de l’application doivent diminuer de 10% dans le mois suivant le lancement.

Les 3 phases d’exécution

Durant l’exécution du contrat, nous recommandons au client et au fournisseur de suivre ces 3 phases ci-dessous  :

1. Phase de lancement : Démarrage des travaux et mise en place du cadre initial et des équipes.
2. Phase initiale : Démarrage des premiers intervalles de planification et établissement du flux de travail et de la collaboration.
3. Phase nominale : Fonctionnement régulier, amélioration continue et réalisation des objectifs prévus.

Phase de lancement : Préparation et mise en place

La phase de lancement du contrat agile ne dure que quelques semaines. Elle est cruciale pour assurer que toutes les conditions nécessaires à une exécution réussie du projet sont en place. Cette phase comprend la préparation de l’environnement de travail, le Team Building, l’introduction des équipes client et fournisseur aux méthodologies, les outils à utiliser, ainsi que la clarification des rôles et responsabilités. C’est un moment de vérification pour s’assurer que les bases du contrat sont solides et que les deux parties sont prêtes à lancer le contrat.

Phase initiale : Rodage et apprentissage

Durant la phase initiale, le client et le fournisseur entrent dans une période d’adaptation et d’apprentissage mutuel. Cette phase, qui couvre généralement un à trois PI, permet aux équipes d’acquérir une expérience concrète de travail sous la méthodologie SAFe et d’affiner leur collaboration. L’accent est mis sur l’adaptation et l’ajustement plutôt que sur l’atteinte de performances maximales, reflétant une approche indulgente et réaliste face aux défis initiaux.

Phase nominale : Pleine exécution et performance

La phase nominale représente le cœur de l’exécution du contrat, où les équipes fonctionnent pleinement dans le cadre de la méthodologie SAFe, visant à atteindre les objectifs fixés avec efficacité et précision. Cette phase est caractérisée par un cycle régulier de PI Planning, de synchronisation et de coordination entre les équipes, de mise en service à la demande pour la livraison des objectifs. C’est la période où les performances sont évaluées selon les standards établis dans le contrat.

La facturation

Le client s’engage à payer le fournisseur selon l’atteinte des objectifs, intégrant une dynamique de bonus ou de malus financier en fonction de la performance.

Le contrat agile prévoit différents scénarios de facturation qui récompensent la performance au-delà des attentes et ajustent la rémunération en cas de non-atteinte des objectifs. En voici un exemple :

• Si le fournisseur dépasse les 100% de ses objectifs, il peut se voir attribuer un bonus.
• Une atteinte entre 80 et 100% garantit le paiement intégral du montant facturable.
• En dessous du seuil de 80%, le fournisseur reçoit une portion de la facturation correspondant au pourcentage d’objectifs atteints, nécessitant potentiellement une renégociation pour la livraison des objectifs manquants dans les PIs suivants.
• Durant la phase initiale, on peut permettre l’atteinte de 60 à 100% des objectifs au lieu de 80 à 100%.

La fin du contrat agile

La fin d’un contrat agile peut se présenter de deux manières :

• Une conclusion classique où toutes les fonctionnalités prévues sont livrées, le contrat se termine donc avec la satisfaction des deux parties, ou une fin anticipée, où le client décide que les fonctionnalités déjà livrées suffisent à répondre à ses besoins actuels, même si le backlog initial n’est pas entièrement réalisé. Cette flexibilité est inhérente à l’approche agile, permettant une adaptation aux changements de priorités ou au contexte de marché sans engager inutilement des ressources dans des fonctionnalités devenues moins pertinentes.
• Dans le cas d’une fin anticipée, le contrat agile peut inclure des clauses spécifiques, garantissant une transition en douceur pour les deux parties. Ces clauses prévoient généralement un préavis suffisant et des conditions financières justes pour compenser le fournisseur, tout en respectant la décision du client de ne pas poursuivre l’intégralité du plan initial. Cette approche souligne l’importance de la collaboration et du partage des risques dans le cadre d’un contrat agile.

 

---

Dans le prochain et dernier article de cette série de trois, nous ferons un résumé de l’approche et l’énumération des principes et des écueils à éviter dans l’établissement d’un contrat agile. Nous verrons finalement comment le contrat d’investissement gérés avec SAFe se distingue par rapport aux autres approches.

---

Vous avez apprécié cet article? Restez informé de la publication du prochain article en nous partageant votre propre expérience sur les contrats agiles avec ce court questionnaire : https://forms.gle/5mgc6rnA7HrR3cC68

Vous voulez en savoir plus sur l’établissement d’un contrat agile dans votre entreprise? Contactez nous à [email protected]

Référence :

• SAFe Agile Contract : https://scaledagileframework.com/agile-contracts/
• SAFe Services Acquisition : https://go.scaledagile.com/rs/983-XYR-522/images/Agile%20Acquisition%20of%20SAFe%20Services%20for%20Government.pdf
• Outcome-based contract : https://www.castsoftware.com/glossary/outcome-based-contracting

 

Rédigé par Etienne Laverdière, SPCT et Hélène MALO-WITTEMBERG, SPC